En bil skal til syn med faste mellemrum, uanset hvor fint den kører. Ikke fordi nogen mistænker ejeren for sjusk, men fordi slid ikke kan ses fra førersædet. Bremseskiverne bliver tyndere for hver tur, gummiet tørrer ud, og rusten arbejder tålmodigt de steder, hvor ingen kigger. I synshallen møder man sjældent folk, der har gjort noget forkert. Man møder folk, der har gjort det samme som i går – hver dag i fire år. Foreninger fungerer på nøjagtig samme måde, og derfor fortjener de også et årligt syn.
Hvorfor syne noget, der kører fint?
Fordi “det plejer at virke” er en dyr sætning, både i garagen og i klubhuset. I hverdagen ser kassereren ét bilag ad gangen, formanden ét problem ad gangen, og ingen ser helheden. Småting får lov at ligge, fordi de er små. Det er på den måde, en fugtig reservehjulsbrønd ender som en gennemtæret bund.
Styrken ved det lovpligtige bilsyn er, at det ikke er til diskussion. Bilen bliver ikke indkaldt, fordi den larmer, men fordi kalenderen siger det. Gør det samme i foreningen: Læg synet fast på en bestemt dato hvert år, gerne et par måneder før generalforsamlingen, så der er tid til at udbedre fejlene, inden medlemmerne skal se regnskabet. Selve tjeklisten behøver ikke være lang. I de fleste foreninger dækker fem områder det hele:
– Økonomi og bilag – Løbende aftaler og abonnementer – Udstyr og teknik – Forsikringer og dækningssummer – Dokumenter, fuldmagter og adgangskoder
To personer, en formiddag og en kande kaffe rækker overraskende langt.
Økonomien: rusten sidder i bunden, ikke i lakken
Ved et syn bliver bilen løftet op, for det er sjældent lakken, der fejler noget. Sådan er det også med foreningens økonomi. Årsregnskabet er lakken; kontoudtogene er undervognen. Tag de seneste tolv måneders kontoudtog og gå dem igennem linje for linje. Kig efter gebyrer, der er vokset stille og roligt, abonnementer ingen kan huske at have bestilt, sponsorater der blev aftalt mundtligt efter en kamp, men aldrig faktureret, og udlæg der stadig ikke er afregnet.
Tag også fat i det emne, de fleste bestyrelser helst springer over. Mange tror, at foreninger automatisk er fritaget for det hele, men sandheden afhænger blandt andet af, hvor meget kiosken, arrangementerne og sponsoraftalerne omsætter for. Brug en aften på at få styr på skat og moms, mens tallene stadig er små. Det svarer til at reparere et stenslag, før det bliver til en revne tværs over forruden.
Aftalerne: de fornyer sig selv, mens ingen kigger
Løbende aftaler er foreningens udgave af den serviceaftale, man glemte at opsige, da bilen blev solgt. Find dem alle frem: halleje, kaffeautomat, hjemmeside og domæne, betalingsløsning, musikrettigheder, rengøring, alarm. Notér for hver aftale, hvad den koster, hvornår den udløber, og hvor langt opsigelsesvarslet er.
Jeg hørte engang om en håndboldklub, der i årevis betalte leje for en kopimaskine, som stod i et depotrum uden strøm. Ingen sagde den op, for ingen vidste, hvem der i sin tid havde skrevet under, og papirerne var væk. Saml derfor aftalerne ét sted med navn på en ansvarlig. Betragt det som foreningens servicebog, og en velført servicebog sparer som bekendt penge, den dag en aftale skal genforhandles eller siges op.
Udstyret: det, der bruges dagligt, slides hurtigst
Dæk og bremser slides hurtigere end bagsædet, fordi de arbejder på hver eneste tur. Samme princip gælder i klubben, så start med det udstyr, medlemmerne har i hænderne hver uge: bolde, net, mål og måtter. Tjek at målene er forankret, at førstehjælpskassens indhold ikke er udløbet, og at hjertestarterens batteri og elektroder holder datoen. Det er klubbens bremser. Alt andet kan vente til næste måned; det kan de ikke.
Husk også teknikken. Routeren, printeren og infoskærmen i klubhuset kører år efter år, uden at nogen kigger kritisk på dem. Skærmen henter typisk selv træningstider og nyheder fra medlemssystemet, så indholdet skifter, uden at nogen rører den. Netop derfor bør den have samme behandling som bilen: et årligt eftersyn af klubbens skærm, hvor der bliver støvet af, tjekket kabler og opdateringer og ryddet op i opslag, der har overlevet to sæsoner. Et kvarters arbejde om året er billigt for den tavle, gæster og sponsorer kigger på hver dag.
Forsikringerne: papirerne skal passe til virkeligheden
Ved synet skal bilen svare til sine papirer. Foreningens forsikringer skal på samme måde svare til den forening, I er blevet, og ikke den, I var, da policen blev tegnet. Har klubben fået en lønnet træner, er en arbejdsskadeforsikring pludselig lovpligtig. Er klubhuset udvidet, eller er der købt en robotplæneklipper til banerne, skal dækningssummerne justeres. Ellers står I underforsikret, den dag uheldet er ude.
Ring til forsikringsselskabet én gang om året, og fortæl, hvad der har ændret sig. Samtalen tager tyve minutter og er kedelig på den gode måde. Alternativet er den slags overraskelser, der kan tynge klubbens budget mange år frem.
Slut det årlige syn af med en kort rapport, gerne på én side, og brug de samme kategorier, som bilen bliver bedømt efter i synshallen: godkendt, godkendt med bemærkninger, og skal udbedres inden omsyn. Værdien viser sig for alvor året efter, når den næste bestyrelse kan se, hvad der blev fundet sidst, og om det blev ordnet.
En bil, der bliver synet fast og passet derefter, kører længere og billigere end en, der først kommer på liften, når den begynder at lyde forkert. Det samme gælder foreninger. Sæt datoen i kalenderen nu, så er den svær at diskutere til næste år.
Blogging
